利用案内

  • 申請から本番までの流れ

    沖縄市民小劇場あしびなーの施設利用のお申し込み・手続き方法、施設利用料・施設設備利用料についてのご案内です。

    あしびなー使用の流れは

    (1)申請書の提出
    (2)使用料金のお支払い
    (3)使用許可
    (4)打合せ
    (5)本番

    となります。

  • 利用日の申し込み可能日 と 空き状況の確認

    原則として仮予約は行っておりません。

    利用日の10ケ月前から申請が可能です。利用日から30日前までの受付となります。
    窓口申し込み対応は基本(8時30分~17時00分)になります。

    ただし、月始めは、利用申請日※1がある日からとなります。
    ※1【詳しくは、最下部↓ 10ヶ月前申請及び抽選の流れについて をご覧下さい。】

    利用申請日の申し込みは午前8時半~午後3時までに来館申込みされた方で、利用日が重なった場合は抽選又は協議により決定致します。

    午後3時以降の申込みについては、先着順となります。ただし、抽選会参加者すべての日程が決定した後の空き日になります。

    また、空き状況は、ホームページ内の公演案内からも確認できますが、掲載していない催し物がある場合がございます。来館される前に、事前にご利用日の空き状況のご確認をお願い致します。

    空き状況の事前確認は

    劇場事務所(098-934-8487)へお問い合わせ下さい。

     

  • (1)利用申請書の提出

    申請書提出は、直接劇場事務所へ来館お願いします。
    (電話、メール等での申請は原則行っておりせん。)

    申し込みの時間については、催し物の準備・リハーサル(必要な場合あり)・本番・撤去 等にかかる全ての時間が含まれます。

    ※催し物の準備は、2~3時間お時間を頂いております(場合によりそれ以上かかる場合もあります)

    時間配分を十分にご考慮のうえ申請して下さい。


    ※通常、照明は写真のように、舞台上に降ろて位置を決めていきます。

    (場合にもよりますが、照明の仕込みを行っているときは、舞台上に上がること出来ません。)


     


     


    ※申請後の利用取りやめは申込利用料5割のキャンセル料金が発生します。
    既に劇場利用料をお支払い済みの方については既納利用料の5割を還付いたします。
    未納時の場合は、一度全額お支払い頂いたあとで、5割を還付いたします。

    ただし、利用日の30日前までに劇場事務所にて取りやめの手続きをお願い致します。

    ◎取りやめ手続きに必要なもの◎

    ①申し込みをした【団体の印鑑】か【代表者の認め印】

    ②還付金を振り込むための通帳(コピーの場合は、【1.通帳の表紙】と【2.お取引店などが書かれたページ】)

    ※30日前の期限を切った場合は、施設利用料の還付は出来かねますので、ご注意下さい。


    ■利用申請についての注意点

    ① 施設利用料金は、前払いとなり、申請より10日以内のお支払いとなります。

    ② 利用申請後の取りやめは、施設利用料金のキャンセル料金が発生します。

    ※イベント開催日より30日前までに取りやめ届け提出がある場合。➡  5割(キャンセル料金)

    ※上記以外 ➡ 全 額(キャンセル料金)

    ③ 利用日の変更も取りやめとなり、再度利用申請となります。

    ④ ・附属設備利用料金は、1ステージごとに徴収します。
    ・4時間ごとに1ステージとみなします。
    (リハーサルも1ステージとし、利用料金を徴収します。)

    ⑤ 借用時間には、備品の出し入れ時間を含めており主催者不在時にも適用されます。

    例:9:00~22:00借用し、21:50に主催者退館したが、

    イベントで利用した機材の撤去・収納が22:00を過ぎた場合は、超過料金発生。

  • (2)利用料金のお支払い

    1.利用料金の支払いについて
    劇場利用料・付属設備・冷房利用料金は、前払いになります。
    劇場利用料は、申請後の納付書又は請求書の発効日より10日以内の支払いとなります。

    2.キャンセル料、利用料金還付について

    • キャンセル料
      申請後の利用取り消しの際は、劇場利用料の5割がキャンセル料として発生致します。
    • 利用料還付について
      劇場利用料の支払い済みの方については、既納利用料金の5割の金額を還付致します。
      但し、還付申請につきましては利用日30日前までとなっております。ご了承ください。

    ※自然災害(台風等)の影響により公共交通機関がストップした場合は、原則閉館いたしますのでご了承ください。(災害等、不可抗力による取りやめの場合は劇場利用料全額還付となります)

    3.物品販売について
    物品販売については、売り上げの5%を手数料としてお支払いいただきます。

  • (3)利用許可

    利用料金のお支払い確認後にあしびなー利用許可書を交付致します。

    以下の場合、関係官公署への手続きが必要となります。
    届出を行った場合は、許可書の写しを事前に劇場事務所へ提出して下さい。

    火気、裸火、危険物持ち込みの場合
    〒904-2153沖縄市美里5丁目29番1号 沖縄市消防本部予防課
    TEL 098-929-0901

    音楽著作権使用の場合
    〒900-0029
    那覇市旭町116-37 カフーナ旭橋C街区オフィスコート4F
    (社)日本音楽著作権協会那覇支部 TEL 098-863-1228

    音楽著作権使用の場合 手続き等は主催者側でお願い致します。

     

  • (4)打ち合わせ

    利用日の10日から2週間前を目安に打ち合わせを行います。催し物全体を把握されている方の来館をお願いします。

    以下の書類をご準備下さい。

    ■プログラムおよび進行表(催し物の内容が分かるもので、手書きでもかまいません)
    ■舞台、音響、照明仕込図(簡易なもの、手書きでもかまいません)

    打ち合わせ時にお尋ねする主な項目
    ■入館・準備・リハーサル・開場・開演・終演・退館時間
    ■会場責任者、コロナ対策責任者
    ■入場料(前売り・当日)の有無および入場券取扱い場所
    ■物品販売の有無
    ■火気使用の有無(スモーク、レーザーなど)
    ■ビデオ録画の有無(申請書の提出が必要になります)
    ■各係と人員について(受付、場内整理、非常時誘導、等)

     

  • (5)本番〔リハーサル日、本番日〕

    ①劇場への入館について

    現在、コロナウィルス感染拡大防止対策のため、当劇場あしびなーへ入館するすべての方へ

    マスクの着用】【手の消毒】【検温】【体調問診】【入館者の連絡先等の管理を主催者側で行っていただき、

    その後、あしびなーへの入場をお願いしております。


    ②受付について

    ※注意)リハーサル日や本番当日の《受付、または入口付近》に、関係者を1名以上を常時配置してください。

    あしびなーへ入館してくる方が、

    《イベントSTAFF・関係者・お客様》なのか、[無関係の方]なのかは、あしびなーSTAFFでは判断できません。

    人員配置へのご理解、ご協力をお願い致します。

    入館者の連絡先等名簿の作成、管理について

    イベントを行った際の例

    ・あしびなーへ来館される方へ、前もって連絡先をお聞きになり、当日は名簿をチェック表にしている。

    ・チケットの裏に連絡先を記入する欄を設けて、入場する際に回収し、後日、名簿を作成する。

    など、されている団体がございました。

    ※名簿の作成方法は、主催者様のアイデアにお任せしております。当劇場からは、名簿作成方法は指定してりません。

    ※作成された来館者の名簿は、イベント終了後、概ね1ヵ月は主催者で保管をお願いします。

     

    ④劇場内の換気について

    劇場内は常に換気しております。外気を大量に取り入れる設定にしておりますので、

    冷房が効きにくい場合がございます。ご了承下さい。

     

    ⑤劇場内の消毒について

    主催者様にてアルコール等をご準備いただき、消毒を行っていただいております。

    お客様の入れ替えがある場合は、その都度、消毒をしていただいております。

    公演終了後も劇場内のアルコール消毒をお願いしております。

     

    当劇場の運営上とても大切なことですので、ご理解、ご協力をお願い致します。

  • リハーサル日、本番日の附属設備について

    附属設備料金は、1ステージごとに徴収する。

    ただし、長時間連続して利用する場合は、4時間ごとに1ステージとみなす。


    ①リハーサル×1回と本番×1回を行った場合 → 2ステージ
    ②リハーサル×1回と本番×2回を行った場合 → 3ステージ

    本番の時間が5時間の場合→ 2ステージ(4時間で1ステージの為)

    料金の具体例
    ・ピアノ使用 1台 2,000円  ×  2ステージ = 4,000円
    ・ワイヤレスマイク 1本 700円 × 3ステージ = 2,100円
    となります。

    附属設備料金はこちら⇐クリック

  • ※1 10ヶ月前申請及び抽選の流れについて

    ■受付
    利用希望日の10ヶ月前の1日の8:30~15:00
    (14:00までにお越し下さい。お手続きがございます)
    ※原則毎月1日が抽選日となりますが土・日・祝日にあたる場合はその翌日(平日)が抽選日となります。

    • 受付開始日(原則毎月1日)の8:30~15:00に提出された申請書は、同一時間に提出されたものとみなし、利用日が競合する場合は抽選を行います。
    • 抽選開始の15:00に競合状況のお知らせ及び協議・抽選を行います。抽選は代理人でも構いません。
    • 15:00までに再度ご来館ください。受付を済ませても15時までに再度来館がない場合は抽選の権利を失いますのでご注意ください。※県外の方も同様です。
    • 同一催し物について、申請者名を変えての複数申請はできません。
    • お申込は、1団体・1公演厳守で行います。(1団体あるいは個人で、1つの催物の使用日に限ります。)
    • 1つの催物につき、利用申請は1枚の提出となります。
    • 同一団体・同一目的で複数の申し込みはできません。代表者1名でお申し込みください。
    • 複数名による同一催事の利用申請書の提出は、抽選や利用をお断りいたします。
    • 利用申請や利用許可の転貸などの行為は固くお断りします。

    ■抽選
    15:00~

    • 劇場職員による競合状況のお知らせの後、利用日が重ならなかった団体様は、窓口にて正式な手続きを行います。
    • 競合した団体様は、まず日程調整のための協議を行います。協議で調整できなかった場合には、抽選により決定します。
    • 一回目の抽選に外れた競合団体の申請は無効になり、空き日に限り改めて希望を募ります。再度重なった場合は改めて抽選となります。
    • 抽選後に空き日の受付や受付期間以内の申請は随時行っております。

    ※本番の利用希望の受付は複数できませんので予めご了承ください。